GESTIONE DOCUMENTALE

Servizio di supporto alla gestione documentale dei contratti dell’Ente

 Nel corso della nostra esperienza pluriennale di servizi di supporto al RUP abbiamo riscontrato delle criticità nella gestione della documentazione contrattuale, che in alcuni casi ha determinato un ritardo negli affidamenti e negli adempimenti previsti dalla legge.

Per ovviare a questi inconvenienti, abbiamo maturato la convinzione che la riorganizzazione della documentazione relativa all’attività contrattuale, funzionale a permetterne una gestione ordinata, trasparente e completa, diventa la chiave per garantire la maggiore efficienza ed efficacia del processo di acquisto di una Stazione Appaltante.

 Il servizio  di gestione documentale  è rivolto a raggiungere questi obiettivi, prevedendo l’ausilio di un portale dedicato che garantisca un’adeguata organizzazione dei documenti e un’efficace rintracciabilità degli atti, in grado di aumentare l’efficienza dell’attività lavorativa della S.A. mediante un’accresciuta possibilità di monitoraggio.

Ci occuperemo della configurazione del sistema, a partire dall’attività di analisi della situazione della S.A., dell’affiancamento al personale dell’Ente per attuare la riorganizzazione documentale prospettata e per integrare il nuovo assetto organizzativo nei processi lavorativi e operativi dell’Ente stesso.

Il servizio si tradurrà quindi in una riorganizzazione del processo lavorativo della S.A. per quanto riguarda la gestione del flusso documentale legato ai suoi processi di acquisto. I benefici derivanti dalla messa a regime del servizio produrranno un maggior grado di efficienza e controllo sull’attività contrattuale, permettendo di monitorarne la progressione e pianificare i nuovi acquisti, con tempistiche coerenti al fabbisogno dell’Ente e ai vincoli imposti dalla normativa di settore.

Il servizio sarà anche funzionale alla programmazione degli acquisti e degli affidamenti dell’Ente, mediante le attività di raccolta e riordino dei fabbisogni e potrà essere integrato con il supporto all’istituzione e gestione di un elenco fornitori e con il servizio Controlli ex art. 80.